Så er det tid til intet mindre end en verdenspremiere: det første gæsteindlæg her på bloggen! Indlægget er skrevet af Mads Phikamphon, som er en af de mest effektive og strukturerede mennesker, jeg kender. En stor del af Mads’ disciplin skyldes hans hemmelige opskrift til at tune to-do-lister – og den opskrift får du her. Gæsteindlægget er ment som en opfølgning på dette indlæg: Er din to-do-liste en dræber?
For nogle dage siden lokkede Michael mig til at skrive et gæsteindlæg. Jeg har nemlig på en eller anden måde fået bildt ham ind, at jeg er super effektiv og kan nå en hel dags arbejde på et par timer eller tre 
I andre må også gerne begynde at tro på, at jeg er super effektiv, så lad os tage et kig på, hvordan jeg har tunet min to-do-liste, så jeg i den grad får noget fra hånden.
Mit udgangspunkt
Udgangspunktet for min arbejdsdag er den klassiske to-do-liste, som de fleste af os kender til hudløshed. Den klassiske to-do-liste er et stort skridt retning mod at blive mere effektiv, men du kan blive endnu mere effektiv, hvis du har mod på at tune din liste lidt.
Det har jeg gjort, og min liste hjælper mig i den grad med at holde fokus på de vigtigste opgaver og skabe mest mulig værdi for mig selv og min biks.
Dagens to-do-liste
Udgangspunktet for den tunede liste kalder jeg ”dagens to-do-liste”. Det går kort og godt ud på, at du hver aften sætter dig ned og bruger et par minutter på at lave en liste med opgaver, du vil nå den følgende dag.
Fra din overordnede to-do-liste vælger du simpelthen opgaver ud og skriver dem ned en efter en på listen for den følgende dag.
Det gælder om at skrive opgaver nok på til at du får travlt. Et godt udgangspunkt er at gå efter, hvad du kan nå på 2 arbejdsdage, på den måde løber du ikke tør for noget at lave. Ikke mindst fordi min regel er, at jeg holder fri når jeg har fået lavet alle opgaverne på dagens to-do-liste
Hvis der er opgaver på dagens liste, som du ikke når at blive færdig med, så må du tage dem med i aftenens planlægning og fx. overføre dem til din liste for den følgende dag.
Husk at prioritere
At skrive dine valgte opgaver på dagens to-do-liste er alletiders, men du bør også bruge lidt tid på at prioritere dem.
Giv den vigtigste opgave prioritet 1, næstvigtigste opgave prioritet 2, etc. (det er vigtigt at du prioriterer efter vigtighed og ikke efter fx, hvilke opgaver du har mest lyst til at lave).
Ved at prioritere opgaverne ved du præcis, hvad du skal lave, når du sætter dig ved skrivebordet den følgende dag – og du ved også præcis, hvad du skal lave, når du er færdig med den første opgave og opgave nr. 2, etc. (hvorved du undgår du at spilde tid på at overveje, hvad du skal lave).
Alt efter din motivation, så kan du måske tage opgaverne fra en ende af uden pauser. Halter motivationen lidt, så kan du overveje at bruge fx. tomatteknikken pomodora.
Vurdér dine opgaver
Med dagens to-do-liste har du taget stort skridt i den rigtige retning, men det kan blive endnu bedre. Ikke mindst fordi mit næste tip gør, at du får mindre at lave
Dette tip er, at du laver en 80/20 vurdering af dine opgaver.
Mange af både dine og mine opgaver giver meget lidt værdi til os selv og/eller vores biks. Så lidt at det ikke kan betale sig at lave dem ifht. at bruge energien på andre opgaver, der kan give os selv og biksen væsentligt mere værdi.
Sådan laver du en 80/20 vurdering
Måden, du laver en 80/20 vurdering af dine opgaver, er, at du starter fra ende af på din overordnede to-do-liste og vurderer hver enkelt opgave for sig.
Tænk på hvilken værdi det vil give dig selv og/eller din biks at få løst opgaven. Vil det give en masse værdi, eller vil værdien være begrænset eller nærmest ikke-eksisterende?
Det kan måske lyde underligt, at der findes opgaver, der ikke rigtig giver nogen værdi – men sådan er det. Hvis du er ærlig, når du vurderer dine opgaver, så vil du formodentlig også nå frem til, at mange af dine opgaver ikke giver en værdi, der er værd at skrive hjem om.
Ofte vil det være sådan, at det er ca. 20% af dine opgaver, der giver 80% af den samlede værdi af alle dine opgaver – og de resterende 80% blot 20% af værdien (jvf. 80/20 princippet).
Alle de opgaver, der ikke hører til de 20% vigtigste af dine opgaver, foreslår jeg, at du sletter fra din to-do-liste (medmindre der står nogen med for meget anciennitet og råber hvis du ikke får dem lavet).
Hvis du gør det, så får du pludselig masser af tid til at fokusere på dine vigtigste opgaver – og masser af tid til at lave noget andet end at stirre på en skærm morgen, middag og aften.
Om gæsteforfatteren:
Mads er lidt af en ninja, når det kommer til at arbejde effektivt og fokuseret – faktisk vil jeg sige, at hans skills er på Jedi-niveau! Og ligesom en Jedi deler Mads ikke bare sin viden med gud og hvermand.
Men når han ind i mellem føler sig gavmild, deler han sin viden via www.genvejen.dk. Så hvis du lære at blive mere effektiv og fokuseret, vil jeg helt klart anbefale, at du giver bloggen et besøg…
Tjek de her relaterede artikler:
Nu spørger jeg sikkert dumt, men hvordan håndterer du akut opgaver, som opstår i løbet af dagen? Plotter du dem bare ind i din To-do-liste eller tager du dem til sidst?
Mange af os driver virksomheder, hvor der opstår nye opgaver i løbet af dagen, så det ville være rart med et lille tip omkring dette ;D
Nu er jeg så heldig, at der ikke opstår akut opgaver særligt tit i min biks. Men hvis der gør og det ikke kan vente til dagen efter, så plotter jeg de akutte opgaver ind på dagens todo liste med en passende prioritet (alt efter hvor vigtige de er ifht. de planlagte opgaver).
Jeg tror ikke det er en god ide at vente med de akutte opgaver til sidst på dagen. I og med de er akutte, så må det betyde de skal laves her og nu og de ikke kan vente til i morgen – og så duer det jo ikke, hvis man venter til sidst på dagen og måske ikke har tid til at lave dem før der skal hentes børn, etc.
Alt efter hvad du laver, så er det dog spørgsmålet hvor mange ting der ikke kan vente til dagen efter.
Det er en glidebane, hvis man konstant skal plotte akutte opgaver ind på dagens todo liste. I så fald, så sker det nemt, at de andre, eksisterende opgaver nemt til at blive nedprioriteret selvom de på den lange bane er langt vigtigere end de akutte opgaver.
Tillykke med det første gæsteindlæg og et rigtig godt et af slagsen. Nu ved jeg jo også at Mads er meget struktureret i sit arbejde og det er altid en fornøjelse at høre hvordan han gør.
Et enkelt spørgsmål til Mads:
Når du nu skal vurderer dine vigtige/ikke vigtige (80/20) opgaver, hvad gør du så med dem hvor du ikke tør gætte på et resultat? Her tænker jeg eksempelvis på implementering af et nyhedsbrev og opsamling af e-mails. Det kan jo både blive en stor og vigtig succes, men det kan også blive en fuser. Hvor ville du placere den?
Mvh
Mikael
På den lange bane tror jeg meget på værdien af at eksperimentere, så jeg vil umiddelbart sige, at den slags ryger i 20% gruppen.
Ikke mindst fordi det ikke koster voldsomt meget tid og penge at eksperimentere i vores branche (Mikael Rieck og jeg er i samme branche).