Som udgangspunkt er min to-do-liste et udmærket redskab, der hjælper mig med at organisere min dag og huske alle de ting, jeg skal nå. Men listen har også en tendens til at blive proppet med ting, som jeg ikke har fået ordnet. Og sidst på dagen det kan være lidt af en dræber, at kigge på en liste uden krydser.
Jeg starter som regel med de bedste intentioner: laver listen, føler mig topmotiveret, kommer ind på kontoret om morgenen, går i gang med første punkt – og så bliver jeg hvirvlet ind i en storm af uventede telefonopkald, sms’er, e-mails, Skype-møder, kundehenvendelser, spørgsmål fra samarbejdspartnere, osv., osv., osv.
Senere på dagen kigger jeg på min to-do-liste og må med forfærdelse erkende, at jeg stort set ikke kan sætte nogen krydser. Det er ekstremt demotiverende – især fordi jeg har nemt ved at fokusere min energi på det, jeg ikke har nået.
Selvsagt er det ikke videre konstruktivt at spilde tid på at gruble over hængepartier. Tiden er langt bedre brugt ved at anerkende, de ting du har nået, og så fokusere på at komme videre – uden selvbebrejdelse og skam.
Kender du situationen? Her får du et simpelt tip:
Skriv alle de ting, du får ordnet i løbet af dagen, ned på din to-do-liste… Det lyder banalt, men det har en kæmpe psykologisk effekt!
Hvis du sørger for at skrive alle de uventede opgaver ned, ender du med at have en lang liste med en hel masse krydser på, der vidner om, at du rent faktisk har været rigtig produktiv. I stedet for en demotiverende dræberliste uden krydser, der får dig til at føle dig uduelig og ineffektiv.
Prøv at gøre det til en vane og se, om ikke 2012 bliver lidt lettere.
Der er ingen relaterede artikler.
Jeg bruger næsten samme metode, men min indgangsvinkel var en lidt anden. Udover samme oplevelse som du beskriver blev jeg også sovset ind i en masse overspringshandlinger i løbet af dagen.
I min Outlook har jeg nu lavet en kalender for alle mine udførte opgaver. Dem kategoriserer jeg så efter Stephen Coveys time management matrix med haster/vigtigt, haster/ej vigtigt, haster ej/vigtigt, haster ej/ej vigtigt.
Når ugen er omme giver det et super godt overblik over hvor jeg har spildt min tid og jeg kan nemt analysere hvorfor jeg har lavet overspringshandlinger. Det har været lidt af en øjenåbner.
Lars seneste artikel..En humlebi – om projekt Viden der Varmer
Hej Lars – det lyder sgu ret sejt!
Kan du poste et link til matrixen? Kunne forestille mig, at der er mange, der gerne vil kigge nærmere på den!
- Michael
Det er et rigtigt fint tip Michael, som bestemt skal prøves af.
Hvis jeg var dig ville jeg dog også arbejde generelt med, at blive forstyrret mindre i din arbejdsdag. F.eks. behøver du ikke altid tage telefonen. Lad den ringe, gør din opgave færdig og ring tilbage til personen senere på dagen. Det er sjældent at opkald virkelig haster så meget.
Det samme med mails og sms’er. Lad vær med at vende folk til, at du altid svarer indenfor 10 min. Det giver dig stress og gør at du aldrig kan fokusere længere tid på en opgave.
Personligt har jeg sat en time af hver eftermiddag til at ringe tilbage til folk og svare mails. Det har folk der kommunikerer med mig vænnet sig til og det har ikke kostet sure eller utilfredse kunder. Til gengæld værdsætter de, at jeg fokuserer 100% når jeg arbejder for dem.
Der er selvfølgelig særtilfælde, hvor jeg også tager telefonen, hvis jeg ved, det er noget vigtigt.
Vedr. Coveys tidsmatrix som Lars omtaler.
Jeg har faktisk skrevet et blogindlæg om den, som du evt. kan læse her: http://www.mogens-moeller.dk/savner-du-ogsa-flere-timer-i-doegnet-her-er-loesningen/
Hej Mogens – tak for din kommentar!
Du har helt ret – og i 2012 skal jeg virkelig øve mig på at lade mig forstyrre mindre! Det er en rigtig god pointe, at jeg selv vænner folk til at forvente et svar – lige med det samme.
Tak for linket til indlægget, jeg glæder mig til at læse det!
- Michael
Mogens Møller har faktisk skrevet noget om den på dansk:
http://www.mogens-moeller.dk/savner-du-ogsa-flere-timer-i-doegnet-her-er-loesningen/
Man kan også gøre det på godt gammeltdags analogt papir. Jeg kan bare godt lide at have det ved hånden hele tiden – og det er mine outlook kalendere.
Lars seneste artikel..En humlebi – om projekt Viden der Varmer
Ok – der var han sgu hurtigere end mig
Ja her er det jo åbenlyst at nævne ” The 4 hour work week “.
Bloker alt andet, sig til folk at du ikke kan besvare deres opkald, de må vente. Med mindre at det er ekstremt vigtigt. Sæt en KORT deadline ( så du presser dig selv ) og så fokuserer du 100 % på den to do liste. Virker fint her. Men det kræver lidt mod at sige til folk at du har vigtigere ting at lave end snakke med dem. Hvis man siger det på en pæn måde, kan det dog lade sig gøre. Meget, meget få ting er så vigtige at de ikke kan udskydes, til du får lavet din to do liste færdig
Jimi Hove seneste artikel..Derfor husker vi Steve Jobs
Hej Jimi – tak for kommentaren!
Personligt er jeg rigtig god til at bilde mig selv ind, at jeg kan multi-, multi-, multitaske hele dagen
Men du har helt ret – det er den eneste vej frem – men det er satme svært at lade være med at tage telefonen, etc.
- Michael
Det er også derfor at bogen hedder ” 4 hour… “… fordi man får virkelig barberet nogle timer væk, når man bare er 100 % fokuseret i det tidsrum , hvor man lukker alt ude. Resten af tiden kan man så bruge på at ” alt det andet “.
Man kan selvfølgelig ikke nøjes med 4 timer, hvis man er ved at starte et stort projekt op, er studerende ( og gerne vil have gode karakterer ) osv, men principperne er virkelig gode :
1 : Er alle opkald nu også så vigtige som du gør dem til ?
2 : Er du sikker på at det er så vigtigt at tjekke mails, statusopdatering på nettet osv , så mange gange om dagen som du gør ?
3 : Fokuser 100 % på de få mennesker som virkelig giver bonus, når du bruger din tid på dem. Skær resten væk.
4 : Lad være med at følge så meget med i nyhederne. Verdenen klarer sig nok.
Det er en super antistress livsstil, som gør dig mere glad ( mere glad = bedre til at sælge og producere kvalitetsindhold i dit arbejde )
Men som jeg ser det, er det kun noget man kan gøre, når man har lagt alt det hårde fodarbejde.
Jimi Hove seneste artikel..Derfor husker vi Steve Jobs
Det er jo nogle ekstremt gode principper! Men du har ret i, at man skal være nået til et vist punkt, før de er til at implementere i praksis.
- Michael
Super finte. Sidder lige nu med en liste på 4 A4 sider, med alt for lidt krydser, så dit tip implementeres hermed.
Jeg har før prøvet GTD og værktøjer, men en papir(!) liste virker bare bedst for mig, da min associationer er lettere at koble på min egen håndskrift, ja det lyder lige så skørt som dit tip
Jens Dalsgaard seneste artikel..Glif anmeldelse
Hej Jens – tak for kommentaren! Jeg er glad for, at du kunne bruge tippet.
Tror faktisk også, at jeg vil prøve at lave flere håndskrevne lister. Det er på en eller anden måde mere tilfredstillende at sætte et stort kryds på et stykke fysisk papir!
- Michael
Ja, det må givet et overblik over hvad man egentlig har nået i løbet af en dag. Men spørgsmålet er så om de mange opgaver man løser så også skaber værdi?
Jeg er hoppet lidt i den anden grøft. Jeg prioriterer mine opgaver med samme inspiration som Lars.
Min arbejdsdag starter med at jeg løser de opgaver der står på listen. Mailklienten forbliver slukket, jeg er ikke logget på skype, twitter eller andre medier. Jeg vil også gerne tro, at jeg kan multitaske; men min produktivitet bliver lav.
Alternativt anvender jeg min arbejdsdag på at nå de forefaldende opgaver og så gå tidligt hjem. Så kan jeg bruge en time eller to om aftnen på at nå det jeg synes er vigtigt.
Søren
Søren Sjøgren seneste artikel..Hvad er autoritet og hvordan anvender du autoritet i dit lederskab?
Hej Søren – tak for kommentaren!
Det er nogle rigtig gode pointer, du kommer med her. Multitasking er nok den ultimative dræber, og vejen frem er helt klart at se det i øjnene!
Der er bare de der dage, hvor det hele bliver crazy, og så er det rigtig svært at holde sig til den oprindelige plan.
- Michael
Hej Michael
I mit firma er der et ordsprog som hedder “planen holder kun til første møde med fjenden”.
Det betyder at der lægges stor vægt på hensigten med planen og formålet bag. Det er nemlig mere interessant at nå sit mål end at gennemføre planen.
Søren
Søren Sjøgren seneste artikel..Hvad er autoritet og hvordan anvender du autoritet i dit lederskab?
Hej Søren – det er intet mindre en vise ord!
Jeg tror også, at mange hurtigt bliver mere optaget af udførelsen end selve målet – og det er sgu lidt bagvendt
- Michael
Tak for tips og råd i artikel og kommentarene. Har personligt også for meget spildtid, så kunne da være jeg også snart skulle nogle småændringer hist og her
Hej Rolf – tak for kommentaren!
Prøv at læse kommentarerne her på siden igennem – der nogle guldkorn imellem!
- Michael
Wauw… Det er faktisk et super godt tips…
TAK FOR DET
Hej Martin – fedt mand! Jeg er glad for at høre, at du kunne bruge tippet!
- Michael
Hej Michael, det skal da helt sikkert prøves af, har det på samme måde som dig, hader at se når man ikke kan krydse alt af efter endt arbejde.
Mange tak for tippet.
Hej Morten – det giver mig i hvert fald lidt mere ro på lidt mindre dårlig samvittighed.
Håber du får gavn af det!
- Michael
En simpel desktop/web app har givet mig bedre overblik, mere motivation og ikke mindst FOKUS!
Tjek http://www.kanbana.com/ og læs evt. om begrebet “Personal Kanban” http://www.google.dk/search?aq=f&sourceid=chrome&ie=UTF-8&q=Personal+Kanban
God fornøjelse
Kevin Steffer seneste artikel..EUs cookie direktiv nu skal du deklarere brugen af cookies på dit website
Hej Kevin – mange tak for tippet, jeg glæder mig til at tjekke app’en ud!
- Michael
Jeg forsøger ca. 1 gang om året at læse “7 gode vaner” og kommer 4/5 igennem dem. Og de første uger derefter arbejder jeg meget mere fokuseret, bl.a. med matrice a la ovennævnte.. Men så begynder det at glide! Har også forsøgt håndskrevne lister og alt muligt andet – og synes altid det går godt til en start, men hurtigt skrider det i travlheden og hasteopgaverne.. Lige p.t. har jeg haft succes med at prioriter opgaver på Wunderlist (fedt og enkelt program til ALLE platforme), og er nu kommer til fasen, hvor det begynder at skride.. Overvejer lidt nogle af de forskellige metoder med æggeure m.v. for at effektiverisere IGEN..
Hvad gør I andre, når/hvis det sker? Har I bare selvdisciplinen til at bide fast, eller begynder I også forfra med en ny metode..?
Christian @ Bikini-Shoppen seneste artikel..Bikini Shoppen kommer snart!
Hej Christian – mange tak for din kommentar!
Tror vi alle kender til det scenarie, du beskriver. Hver gang jeg er inde i en super produktiv periode, formoder jeg, at nu vil det altid være sådan. Og når det så smutter for mig, står jeg undrende tilbage. Den største fare for mig er helt klart, hvor meget jeg overvurderer min evne til at multitaske. Mine mest effektive perioder er helt klart et resultat af, at jeg er inde i en fase, hvor jeg er bedre til at lukke distraktioner ude. Så det er en ting, jeg skal til at være meget mere bevidst om. Nu har jeg aldrig arbejdet med matricen, men det virker som et rigtig godt redskab.
Jeg prøver at tjekke Wunderlist – tak for tippet!
- Michael
Denne lille bog kunne måske være noget:
http://jailfreebook.com/
Bogen er ultra kort. 24 sider lang, mener jeg.
Er selv storforbruger af todo-lister. Det giver sådan en fin fornemmelse at krydse ting af, men ligesom du nævner, så har det en kedelig effekter, når man intet får krydset af.
Michael Østergaard seneste artikel..Din app rager mig
Hej Michael – mange tak for tippet!
Den ser ret spændende ud – selve copy’en sælger den i hvert fald rigtig godt
Jeg downloader bogen med det samme!
- Michael
Hej Michael, Det vælter jo med gode råd her! For mig virker det at lave en realistisk to-do liste og en prioritering af den. Det nemmeste er jo at skrive alt muligt på og tro, at man kan nå det hele på en dag. Hvis man kigger kritisk på listen, så ved man jo godt, at nogle ting er vigtigere end andre, og at nogle af tingene tager længere tid end andre. Hvis der er opgaver, der er supervigtige, så kan man overveje at lægge dem som det allerførste om morgenen – før man starter mails og sociale netværk op, for så får man arbejdet med en ren tavle uden forstyrrelser. Det kræver lidt ændring af vaner, men det virker! Jeg har iøvrigt samlet en række gode råd i en lille videoserie her: http://www.projektledelsen.dk/spark-stress-ud-af-dit-arbejdsliv-nu
Mange hilsener Lise
Lise Halskov seneste artikel..Kan man lære at arbejde som projektleder, selvom man ikke er det?
Hej Lise – mange tak for nogle rigtig gode tips!
Tak for linket til videoerne, jeg glæder mig til at se dem senere i dag!
- Michael
Hej Michael
Sig mig – er du min dobbeltgænger – eller hvordan? Jeg kan i hvert fald rimelig nøjagtigt genkende mig selv i din arbejdsdag. Jeg tror også, at jeg vil lave en “have been there, have done that”- liste.
Tak for tippet.
Venlig hilsen
Susanne Mogensen
Hej Susanne – tak for din kommentar!
Ha ha – jamen det kan da godt være, at jeg er din dobbeltgænger
Prøv at læse resten af kommentarerne til dette indlæg, der er super mange gode tips!
- Michael
Prøv også at tage et kig på denne software (den findes også som app)
http://www.rememberthemilk.com/
Hej Kristian – tak for tippet det ser spændende ud! Glæder mig til at kigge nærmere på det.
- Michael
Jeg bruger selv google todo list, simpel,men effektiv sammen med GTD
Hej Brian – tak for tippet! Det kommer med på listen!
- Michael
Pisse god pointe som jeg også selv har brugt i noget tid. Det er især en fed følelse at have et godt gammelsdags papir med en masse streger henover.
Noget andet jeg har brugt er også at sætte prioriteringer på også starte med de sværeste. Tidligst på dagen jeg oftest tingene fra det friskeste perspektiv
Hej Lars – tak for tippet!
Tror det er en rigtig god idé at sætte prioriteringer på og så starte med de sværeste. Dert rpøver jeg i morgen
- Michael
Hej Michael,
Jeg er VILD med at fører daglige 2-do-lister og krydse af…Efterhånden som jeg får udført opgaverne!
Faktisk er der ikke meget, der kvalificerer sig til at komme på listen! Da jeg som du skriver har den dejlige glæde at få listen færdig hver dag! Skulle det ske at jeg må overfører en opgave til X-Listen (andre, næste dag, outsource) så er det jo en lille KRYDS? Oder was? Thihi
Peter
Peter Netz Lassen seneste artikel..Hjernemad – Mental styrke
Hej Peter – tak for kommentaren!
Jeg er begyndt at lave mine to-do-lister på post-its.
Hver opgave en post-it, der bliver klistret fast til på skrivebordet, og så tager jeg dem en ad gangen
Det hjælper mig med at holde fokus.
- Michael